De banquier à IT specialist, rencontrez Lamine, ré...Que sont-ils devenus ? Episode 6 : Baptiste Bénéze...
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Découvrez Marvin, le bot qui rapprochait nos talents

Fabernovel est un groupe de plus de 400 talents, principalement basé dans son QG parisien et présent à Nantes, Bordeaux, Lyon, Toulouse, San Francisco, Shanghai, Lisbonne, Singapour et même Beyrouth et Casablanca.

Sa croissance a été très rapide, passant de 20 à 200 puis à 400 en quelques temps. Elle a été à la fois organique et externe par le biais d’acquisitions. Ces acquisitions ont créé plusieurs entités avec ses propres codes, sa culture et enfin, ses bureaux éparpillés dans plusieurs arrondissement de Paris, en France et dans le monde.

Nous avons toujours eu une forte culture de l’innovation et du test and learn, chacun étant libre de proposer de nouveaux projets pour offrir le meilleur à nos clients. C’est à cette époque de grosse croissance que l'envie (partagée) de travailler davantage et mieux ensemble et d’apprendre à se connaître, tout simplement, a fait émerger une idée ludique et innovante.

Une idée ludique et innovante

C'est là que Marvin entre en scène.

Il est né pour répondre à cette croissance très rapide et répartie géographiquement sur plusieurs sites, et combler ce besoin de mieux se rencontrer et se connaître. Concrètement Marvin, c'est notre bot de rencontres sur Slack, programmé pour créer du lien URL (virtuel) qui puisse être facilement IRL (en réel) ! Ainsi, une fois par semaine le lundi et selon un algorithme maison - qui pondère chaque relation pour augmenter la pertinence selon l’historique - il met en relation sur Slack deux personnes chez Fabernovel afin qu'elles échangent sur leur métier, leurs expertises mais aussi sur tout ce qui leur passerait par la tête.

Marvin était indépendant, et il vivait sa vie de bot au gré des semaines et des rencontres. Il mettait en relation tous les employés de Fabernovel, chacun pouvant choisir d’engager ou non la discussion.

En avril 2019, tous les Parisiens se sont réunis sous un même toit. On aurait pu croire que l’utilisation de Marvin exploserait, avec beaucoup plus d'interactions et d’engagement. Après tout, c'était désormais possible de facilement s'organiser pour prendre un café en vrai ! Mais avec surprise c’est l’inverse que nous avons observé. Marvin n'était plus le principal moyen de prise de contact et son intérêt en a été amoindri. 

Au fur et à mesure du temps, les gens ont fini par laisser traîner de plus en plus les notifications Marvin; parce qu’il était maintenant plus simple de se rencontrer autrement, que ce soit pendant des projets, dans les open spaces, à la cantine ou autour d’une partie de babyfoot. L'usage de Marvin a continué à décliner pour atteindre à peine 10% en mars 2020.

L’importance de bien identifier ses personas

Est alors venue l’heure de la rétrospective. Pourquoi Marvin n’avait-il plus le succès d’antan ?

Le problème initial que Marvin devait résoudre émanait plutôt de managers qui souhaitaient que leurs différentes équipes se connaissent pour mieux travailler ensemble. Pour un problème que rencontraient les managers, une solution a été apportée… aux équipes. Il aurait plus judicieux de travailler tous ensemble pour trouver une réponse qui convienne et mobilise le plus grand nombre pour que chacun y trouve un avantage dans son quotidien immédiat.

En plus de cela, Marvin a été lancé par une équipe dynamique et motivée par le projet, mais qui n’a pas pu continuer à le faire avancer puisqu’elle est maintenant investie sur d’autres projets. C’est une deuxième leçon à garder en tête, il faut toujours une personnes responsable qui veille, même de loin, à ce que tout se passe bien et qui garde une vision de la raison d’être d’un projet. Et enfin, non, les bots ne prendront pas le contrôle des humains. Un automate n’est pas en capacité de résoudre un problème seul et une équipe en charge de son pilotage doit adapter la démarche régulièrement.

L’idée initiale est venue d’une impression, un gut feeling qui n’a pas été validée par des chiffres mesurés. Ce n’est pas un problème en soi et nous adoptons souvent cette approche test and learn mais Marvin n’a pas été adaptée au fur et à mesure du temps et peut être qu’à la fin, il était devenu un bruit de fond, quelque chose que l’on ne remarque plus par habitude.

Un apprentissage pour la suite

C'est un outil d’accompagnement du changement et le principe était louable puisqu'il s'agissait de faire rencontrer les gens, de créer du lien même à distance et de renforcer le sentiment d'appartenance à une même entreprise.

À la question : “Faut-il que l'on rencontre les gens des autres bureaux ?”, la plupart des personnes vont répondre oui mais toutes les façons de faire ne se valent pas. Nous nous sommes rendu compte que le tuyau utilisé n'était pas forcément le bon pour rencontrer les gens il faut ... rencontrer les gens ! Dans un contexte précis. Dans un projet, sur une propale, dans les rituels, dans la vraie vie. 

Le lien virtuel est bon outil pour garder un lien qui existe déjà - on a pu le voir durant cette période de confinement - ou bien pour permettre à des personnes de communiquer si elles ont une raison de le faire. Une raison ça peut être un projet client sur lequel plusieurs personnes travaillent ou une passion commune qui facilite les conversations. Sur Slack les chaînes thématiques (sport, gastronomie, musique, etc.) marchent très bien par exemple.

Et maintenant ?

Aujourd'hui Marvin a pris un petit congé sabbatique pour se recentrer sur lui-même, comprendre sa mission et savoir par quel moyen il va pouvoir l'atteindre. Entre temps nous avons lancé un autre projet, celui d’un add-on Slack, permettant d’ajouter des tags de compétences à chacun.

L'idée est de pouvoir chercher une compétence et d'avoir une liste de personnes associés ou à l'inverse de chercher un talent et d'avoir sa liste de compétences. Et tout le monde peut nourrir sa liste aussi bien que celles des autres. Que ce soient des compétences en lien avec son travail ou non. Ce nouveau projet ambitieux nécessite lui aussi une équipe bien engagée et nous allons cette fois-ci nous efforcer de la maintenir dans le temps.

Dans notre processus d’onboarding, les nouveaux talents sont encouragés par leur manager à faire des speedmeetings avec leur collègues. Faire le premier pas, ce n’est pas toujours évident. On le constate également lors de l’organisation d’atelier, un ice breaker est souvent de mise pour détendre l’atmosphère et faire connaissance avec les autres participants. 

Cet add on /Talent sera peut être la solution au problème de Marvin : matcher deux talents avec un intérêt ou une compétence commune et fournir une trame de discussion avec des premières questions toutes faites pour les plus timides. En donnant du contexte et des premières indications de ce que fait la personne en face, il sera plus facile de se lancer et de parler à un (un peu moins) inconnu de l’autre côté de l’écran.


Affaire à suivre...



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